¿Cómo elegir el mejor espacio para tus eventos?

¡Hola querido lector! Estamos encantados de tenerte una semana más en nuestro blog, y esta vez vamos a contarte cuáles son las claves para que elijas el mejor espacio para tus eventos corporativos. El espacio que elijas para la realización de este tipo de actividades juega un papel muy importante tanto en el desarrollo de las mismas como en la impresión que vas a provocar entre sus asistentes, por lo que nosotros te recomendamos que evalúes con detenimiento las opciones de las que dispones.

Si sigues leyendo te ayudaremos a tomar una decisión, teniendo en cuenta todos los aspectos importantes del emplazamiento.

Los beneficios de un buen evento

En nuestro artículo “Cómo ayudan los eventos corporativos a tu empresa” te contamos todos los beneficios que aportan a tu marca este tipo de ventos. Para recordarte las bondades de realizar estas actividades aquí tienes los beneficios clave de forma resumida:

• Mejoran la comunicación tanto con tus clientes como entre los trabajadores de tu empresa. Son una buena forma de crear lazos sociales entre los asistentes.
• Mejoran tu imagen de marca al ofrecer algo distinto a lo que sueles hacer habitualmente. Los consumidores quedan encantados con este tipo de “promoción” de tu marca.
• Potencian los negocios en los que estás o quieres estar involucrado debido a esta forma de crear lazos empresariales.
• Tienen la capacidad de ser enfocados a tu público objetivo. Crear un evento personalizado para tus clientes te hará ganar buenas impresiones.
• Potencian tus redes sociales, ya que promocionar este tipo de eventos en este canal de comunicación puede hacer mejorar tus estadísticas online.

Ahora que sabes lo positivos que pueden resultar los eventos corporativos para tu marca y en general, tu negocio, te invitamos a que sigas leyendo para que conozcas las claves para elegir el mejor lugar para realizarlos.

Claves para elegir el mejor espacio para tus eventos

1. Localización: Antes de elegir el emplazamiento donde va a tener lugar tu evento debes tener en cuenta un factor muy importante: la accesibilidad. Debes elegir un lugar donde tus asistentes puedan acceder tanto con su propio transporte privado, como en transporte público. Piensa que no todo el mundo dispone de vehículo, por lo que debes estudiar todas las vías de llegada de las que van a disponer tus invitados.
2. Capacidad: Debes estudiar bien la capacidad del lugar y la afluencia de gente que esperas. Si esperas una afluencia pequeña y el lugar es amplio, no serán necesarias invitaciones, pero si el lugar es escaso y esperas una gran afluencia de gente, deberás plantearte reservar derecho de admisión. Elige el lugar acorde con tus expectativas de asistencia.
3. ¿Cubierto o al aire libre?: Esta es una de las características en la que piensan la mayor parte de los empresarios que quieren montar un evento corporativo. Si tu idea es hacerlo al aire libre nuestra recomendación es que pienses en una alternativa cubierta, con el fin de estar preparado ante cambios meteorológicos inesperados.
4. Crea un evento en un espacio sostenible: Crear un evento respetuoso con el medio ambiente puede hacerte ganar muy buenas impresiones. Buscar un espacio con certificación de sostenibilidad, o si no cuenta con ella, con una alta eficiencia energética, puede hacer que tu Responsabilidad Social Corporativa se vea recompensada por tu implicación con el medio ambiente.
5. Varias salas: Eligiendo un espacio amplio, tienes la posibilidad de montar varias salas que creen diferentes ambientes dentro de tu evento. De esta forma podrás desarrollar actividades por separado que no entorpezcan el desarrollo de otras zonas del evento. No olvides señalizar bien la zona para que los asistentes al evento puedan moverse con libertad y conocimiento por todo el espacio.
6. Equipamiento: No todos los espacios cuentan con todo el equipamiento que necesitas. Lo principal es la instalación de equipos de sonido. Puede que encuentres un espacio que ya cuente con esta característica o que tengas que montarlo tu mismo, por lo que debes considerar este aspecto antes de tomar una decisión. Otros aspectos a tener en cuenta es la capacidad de aparcamiento, accesos de carga y descarga para el montaje, aseos independientes (por si se diese el caso de tener que contratar una empresa de sanitarios portátiles). Analiza todo lo que vas a necesitar para ti y para ofrecer a tus visitantes y valora si el espacio se adapta a lo que buscas.
7. Temática: Puedes jugar con el estilo arquitectónico del emplazamiento para crear el ambiente que deseas para tu evento. Juega con la distribución del lugar, los materiales usados en la construcción o los elementos del mismo espacio para crear un ambiente agradable para tus asistentes.
8. Precio: Piensa en el presupuesto que tienes para todo el evento. No te gastes la mayor parte en el emplazamiento, ni vayas a algo muy barato que puede que tenga carencias para suplir tus necesidades. Adapta bien tu presupuesto con un rango de precio que hayas estimado para la contratación del lugar. Así evitarás sustos de falta de presupuesto para otros aspectos que rodean al evento o que el lugar deje bastante que desear a la hora de empezar a organizar.

Conclusión

Estos son los aspectos básicos que debes tener en cuenta a la hora de elegir el espacio para tu evento corporativo, pero no son los únicos. Dependiendo de lo que quieras montar y de las necesidades que tengas puede que estas claves no sean relevantes o que te falten algunas.

Lo mejor que puedes hacer es que planees muy bien previamente el desarrollo, necesidades y expectativas sobre tu evento y que busques lo que mejor se adapte a ti. ¡Te esperamos en el siguiente post!