Pasos para organizar un evento corporativo

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Hoy os vamos a hablar de los pasos organizar un evento corporativo. En anteriores artículos vimos cómo ayudan los eventos corporativos a tu empresa y cómo crear un evento corporativo de éxito donde vimos que era necesario contestar a tres preguntas antes de pasar a la acción. Cuando ya hayas contestado con claridad esas cuestiones (Objetivos, público objetivo y presupuesto), es hora de empezar a planificar cada acción.

 

1 – Define el itinerario

¿Habrá charlas o conferencias?¿Habrá cena?¿Quiénes participarán? El itinerario es fundamental, puesto que es el cuerpo de tu evento, es la experiencia que tus invitados vivirán y recordarán. Como ya sabes, la creatividad en estas estrategias de marketing y publicidad es imprescindible. Puedes añadir elementos sorprendentes, impactantes, divertidos, etc.

 

2 – Elige dónde y cuándo

El momento y el lugar es otro factor a tener en cuenta que depende de tu público objetivo. En ocasiones, puedes no darte cuenta de pequeños detalles que marcan el éxito o el fracaso de tu evento. Por ejemplo, si has elegido un lugar retirado de la ciudad, asegúrate de que hayan buenas conexiones de transporte público, puesto que no todas las personas disponen de un vehículo propio.

La fecha es también un determinante importante. Intenta que no coincida con fechas de fiestas locales o nacionales, ferias, otros eventos importantes, etc. Si quieres conseguir un gran porcentaje de asistencia, debes facilitar las cosas para ello.

 

3 – Delega a tu equipo

Realizar una organización de este alcance necesita de un trabajo en equipo, ya que tendrá poco de evento si decides organizarlo todo por tí mismo. Selecciona a un equipo con el que la comunicación sea muy buena, así delegar tareas será muy fácil y la organización más eficaz y eficiente.

 

4 – Promoción en muchos canales

¿Sabías que los especialistas en marketing se pasan más tiempo difundiendo su contenido que creándolo? En este caso, ocurre lo mismo. Haz mucho ruido, a través de redes sociales, anuncios en periódicos o revistas específicas de tu industria, e incluso usando flyers.

Si tu aforo es muy limitado, no invites solamente al número máximo de personas que podrían asistir. Nuestra recomendación es que invites entre un 10 o un 20% más, ya que es el porcentaje que al final no suele asistir.

 

5 – Agiliza las acciones

Si el objetivo de tu evento es captar más contactos, asegúrate de que esta labor se lleva a cabo de manera eficiente. Hoy en día existen sistemas informáticos y softwares preparados para el registro de miles de personas en tan solo un momento. Fácil, rápido y muy cómodo, tanto para ti como para tus invitados.

Investiga qué es lo que puedes encontrar en el mercado, ya que otro factor importante que no debe faltar en tu evento es la promoción durante él. Por ejemplo, puedes utilizar un photocall para los invitados, para más tarde publicar las fotos en tus redes sociales. Conseguirás más seguidores, más me gusta, más contenido compartido.

Como este ejemplo tenemos miles para contarte, pero los reduciremos todos a este: piensa siempre si puede mejorarse. Ayúdate de las nuevas tecnologías, descubriendo las grandes posibilidades para tu evento.

 

6 – Conecta con tu público

Aunque se trate de un evento corporativo y las nuevas tecnologías te ayudarán durante él, debes conectar con tu público de manera diferente. Acércate, saluda, entabla una conversación, presenta unas personas a otras, etc. Puedes ayudarte de los datos de registro que hayas obtenido o de información que ya tengas de tus invitados.

Dependiendo del tipo de evento del que se trate, tienes la opción de dar un pequeño obsequio promocional, el momento en el que te acercas es ideal para entrégarselo personalmente. Una buena opción son bolsos personalizables, puesto que puedes diseñarlas como quieras y agregarle un slogan, tu logo de empresa, información de contacto, etc.

 

7 – Conocer la opinión de los asistentes

Cuando tu evento concluya, es momento de conocer qué piensan tus invitados de la experiencia que han tenido en tu evento. Puedes entregar una tarjeta para recibir comentarios, o enviar un mail de agradecimiento y aprovecharlo para que te cuenten qué es lo que más les ha gustado y lo que menos. Saberlo te ayudará a organizar eventos futuros mucho mejores y acordes con el gusto de tu público objetivo.

 

8 – Ten siempre un plan B

Teniendo a mano siempre una segunda opción, puedes evitar muchos imprevistos. Por ejemplo, si tienes un ponente muy importante, asegúrate de tener un suplemente por si el primero no puede acudir al evento por cualquier situación imprevisible. Serán situaciones que no puedas controlar, y que pueden afectar al éxito de tu evento si no las resuelves con rapidez.

 

Conclusión

Nuestro consejo es que siempre te animes a innovar, a emprender un nuevo camino y a estar actualizado en lo que al marketing se refiere. Cada día surgen nuevas y mejores formas de comunicarte con tu público.

Te esperamos en el siguiente post como siempre, queriendo aportar ideas nuevas a tu negocio para que puedas prosperar en él y llegues a las metas que te has planteado. Mientras tanto, puedes darte una vuelta por nuestro catálogo de bolsas y sacos de tela de promoción para tu empresa.

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