Eventos virtuales ¿Cómo adaptarse a la nueva normalidad?

eventos virtuales

A causa de la pandemia, hemos tenido que adaptar nuestros modelos de negocio y la forma en la que nos relacionamos con clientes y amigos. 

Los eventos son uno de los sectores más afectados por la pandemia, ya que no es posible realizarlos de forma presencial, y hemos tenido que convertirlos al mundo virtual. 

En este artículo te traemos las claves para conseguir que tu evento virtual funcione y adaptarlo a esta nueva normalidad. 

Claves para conseguir que tu evento virtual funcione

  • Buena organización: La buena organización siempre es un pilar importante para que un evento sea exitoso. La organización de un evento presencial siempre es un trabajo duro, pero cuando se trata de eventos virtuales, el trabajo se vuelve mucho más importante. Coordinar a diferentes personas situadas en lugares geográficos diferentes debe ser una tarea bien estudiada y llevada a cabo para evitar problemas. Además, la preparación de presentaciones y vídeos debe estar bien cuidada ya que debemos tener en cuenta los dispositivos que se van a utilizar para acudir al evento. 
  • Ponencias bien delimitadas en el tiempo: Los retrasos nunca son buenos y pueden dar lugar a una mala imagen y experiencia del evento. Debes tener en cuenta los posibles fallos técnicos que pueden producirse ya que al tratarse de conferencias de forma telemática, la tecnología no está exenta de sufrir fallos, por lo que la recomendación es que reserves una parte del tiempo antes de la ponencia en comprobar que todo funciona correctamente. Por eso, también es de suma importancia que los ponentes no se excedan en su tiempo predispuesto para poder realizar bien las comprobaciones técnicas. 
  • Invitados de interés para el público: Contacta con ponentes de interés para tu público. Una conferencia telemática puede volverse más tediosa que de forma presencial puesto que muchas de las técnicas de captación de la atención del público de forma telemática son más complicadas de llevar a cabo que de forma presencial. Capta el interés de tu público a través del interés que pueda producir el ponente. 
  • Obsequios previos al evento: Los obsequios de la organización del evento no deben olvidarse aunque sea algo telemático. Se trata de una forma de que la experiencia del público sea más satisfactoria, por lo que no debes dejarlos en el tintero. Recoge información sobre los asistentes y ponentes donde puedas hacerles llegar estos obsequios. Por ejemplo, puedes enviarles a la sede de su empresa bolsas personalizadas, mascarillas, camisetas del evento… Además, es posible que deban rellenar un formulario para poder hacernos una idea de la cantidad de asistentes que acudirán a nuestro evento virtual, por lo que te permitirá hacer una aproximación muy acertada sobre la cantidad de encargos que debes hacer

 

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Conclusión

Estos tiempos de pandemia, nos han hecho acostumbrarnos a nuevas formas de proceder, que quizá en otro momento ni nos hubiésemos planteado. La necesidad de realizar todos nuestros eventos, reuniones y conferencias de forma telemática no tiene que hacernos olvidar ciertos aspectos que teníamos en cuenta cuando se hacían de forma presencial. 

Tener una buena comunicación, organización y pensar en la satisfacción de los asistentes sigue siendo igual de importante, y por tanto debemos poner mayor esfuerzo en lograr que todo funcione correctamente. 

Desde el Taller del Tote Bag nos ponemos a tu disposición para que tus eventos tengan el mismo impacto que cuando se realizaban de forma telemática, y te ayudamos con tus regalos personalizados para asistentes y ponentes. 

No te olvides que lo más importante es que hablen bien de ti. Pide tu presupuesto y recíbelo en 24 horas. 

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